Asesoramiento en gestión

1. Inventario y documentación
El Comité Internacional para la Documentación, CIDOC (ICOM), considera que es una responsabilidad profesional garantizar que todos los objetos que un museo acepta temporal o permanentemente estén adecuadamente documentados. Los beneficios prácticos de la buena documentación son: 1) evidencia la propiedad, 2) informa sobre la historia del objeto, 3) identifica de manera única, 4) facilita su ubicación, 5) permite acceder a investigaciones y publicaciones relacionadas con la colección, 6) facilita información sobre temas relevantes para la colección (informes de restauración, etc.), 7) dispone las colecciones para su uso educativo y expositivo, 8) orienta sobre procedimientos de toma de decisiones (seguridad en las colecciones), etc.

“Dark Data”: la era de la informatización y digitalización

Las colecciones de paleontología en su conjunto constituyen un tesoro único y no renovable, un gigantesco archivo de la historia de la vida en la Tierra. Tan importante es su conservación y documentación como su puesta a disposición de la comunidad científica. En un mundo cada vez más tecnológico y globalizado, la informatización y digitalización de los fondos constituye una herramienta aliada para su puesta en valor y uso. También para paliar posibles pérdidas de los elementos físicos. Es responsabilidad de los museos y centros que custodian colecciones paleontológicas avanzar en este camino.

El proceso de digitalización implica convertir la información analógica en formato digital, como digitalizar documentos en papel (libros de entrada y catálogo histórico, fichas de especímenes, libretas de campo, etiquetas originales, mapas, croquis y esquemas estratigráficos, correspondencia y documentos históricos, documentación administrativa y legal, etc.) y fotografiar o escanear en 3D los especímenes fósiles. Esta información, junto con los datos asociados a los especímenes, debe integrarse en sistemas informáticos fiables que permitan una gestión eficiente.

Desde la SEP alentamos a instituciones con colecciones paleontológicas a digitalizar y aumentar la accesibilidad a su contenido, con el objetivo de arrojar luz sobre esos datos oscuros o “Dark data”.
2. Conservación preventiva y restauración
En líneas generales, la conservación preventiva es el conjunto de acciones y estrategias que se llevan a cabo de manera continua y sistemática sobre las colecciones, con el objetivo de evitar daños y ralentizar su envejecimiento natural. Su práctica incluye medidas como el control de las variables ambientales a las que están expuestos los ejemplares, o la implementación de estrategias para prevenir plagas.

Por otro lado, la restauración, o conservación curativa, es el proceso que se centra en mitigar los daños o alteraciones de los ejemplares que comprometen su integridad o dificultan su estudio e interpretación.

Proceso de limpieza de un espécimen paleontológico (Fuente: Museu de Ciències Naturals de Barcelona).
3. Marcado y etiquetado
Cada espécimen de una colección debe llevar su número de identidad en todo momento, de modo que pueda vincularse a la información que se tiene sobre el objeto. Si se rompe este vínculo entre el objeto y su documentación, las consecuencias pueden ser graves. En el mejor de los casos, se perderá tiempo debido a la necesidad de rastrear la documentación y restablecer el vínculo. En el peor de los casos, el objeto perderá su procedencia y otra información asociada para siempre.

La norma mínima para el etiquetado y marcado establece: asignar un número único a cada espécimen, etiquetarlo y marcarlo con este número de forma segura (reversible y en un lugar donde interfiera lo menos posible).

Resto fósil de úrsido marcado y etiquetado (Fuente: Museu de Ciències Naturals de Barcelona).
4. Reservas
Las condiciones de depósito de las colecciones es uno de los aspectos más importantes no solo para la conservación del patrimonio paleontológico a medio y largo plazo, sino para facilitar su gestión y para un mejor aprovechamiento del espacio. En general, los espacios deben ser estancos y seguros, para poder controlar el acceso a los mismos y el control del clima. El mobiliario es diverso y conviene que se adapte a las necesidades de las colecciones y de su uso.
5. Manipulación de materiales especiales: materiales peligrosos (radioactivos).
Los restos fósiles pueden, aunque en ocasiones muy excepcionales, estar enriquecidos en minerales radioactivos como consecuencia de procesos diagenéticos (procesos de formación de una roca sedimentaria a partir de sedimentos). La seguridad en la manipulación de minerales radioactivos es de vital importancia para proteger la salud humana y el medio ambiente. En dichos casos, la implementación de estrictos protocolos de seguridad, la formación especializada del personal y la utilización de equipos de protección adecuados son fundamentales para minimizar los riesgos asociados.
Referencias:
- Gestión de colecciones
- Manuales y guías de conservación
- Labelling and Marking Museum Objects booklet
- Guia d’embalatges permanents per a col·leccions de ciències naturals
- Manipulación de materiales especiales: Materiales peligrosos (radioactivos y asbestos).
  Price, M., Horak, J., & Faithfull, P. 2013. Identifying and managing radioactive geological specimens. Journal of Natural Science Collections. 1. pp.27-33.